Secrétaire administrative polyvalente - Lycée & UFA (H/F)

Le lycée Horticole et Paysager de Lyon Pressin Don Bosco recherche un(e) secretaire administratif (tive) polyvalent(e) - Lycée & UFA

Rattachement hiérarchique
Responsable Administrative
Directeur de l'établissement

Finalité du poste
Sous l'autorité de la Responsable Administrative, la secrétaire administrative assure un appui administratif au Lycée horticole de Pressin et à l'UFA. Elle contribue à la qualité du fonctionnement administratif, à la modernisation des pratiques, à la digitalisation des procédures et au développement des activités de location des locaux afin d'améliorer le service rendu aux usagers et de participer au développement des ressources propres de l'établissement.

Missions principales
1. Appui administratif Lycée et UFA
Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.
Gérer les courriers, courriels et dossiers administratifs.
Assurer le suivi administratif des formations scolaires et de l'apprentissage.
Mettre à jour les bases de données et assurer l'archivage des documents.
Apporter un soutien administratif aux équipes pédagogiques et administratives.

3. Gestion des conventions de stage
Préparer et contrôler les conventions de stage.
Déployer et assurer le suivi des signatures électroniques des conventions
Relancer les différents interlocuteurs afin de garantir le respect des délais.
Assurer le suivi des tableaux de bord et l'archivage numérique des dossiers.

4. Gestion des locations des locaux
Promouvoir l'offre de location de l'établissement.
Organiser les visites des locaux.
Élaborer les devis.
Rédiger les conventions de mise à disposition.
Organiser la remise et la restitution des clés.
Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie.
Assurer le suivi des réservations et de la satisfaction des utilisateurs.
Développement de l'activité de location des locaux.
Contribuer à la progression du chiffre d'affaires lié aux locations.

Temps de travail 80%

Organisation du planning : Annualisation