RESPONSABILITÉS :
Activités principales :
1. Assurance de la conformité juridique et réglementaire
• Veille législative et réglementaire
• Respect des normes archivistiques
2. Analyse et évaluation des besoins documentaires
• Analyse des flux documentaires : Étudier les types de documents, leur cycle de vie et leur volume pour adapter la gestion électronique.
• Identification des documents à archiver : Sélectionner les documents pertinents pour l'archivage en fonction des exigences légales, organisationnelles et stratégiques.
3. Organisation et classification des documents
• Définition d'une structure de classement : Concevoir des classifications et des taxonomies pour organiser les documents de manière logique et efficace dans le système GED/BPM.
• Indexation des documents : Veiller à ce que les documents soient correctement indexés avec des métadonnées (date, auteur, type, etc.) pour en faciliter la recherche et l'accès.
4. Mise en œuvre de la gestion documentaire électronique
• Conception et paramétrage du système GED/BPM : Participer au choix et à la configuration de la solution GED/BPM en s'assurant qu'elle répond aux besoins d'archivage.
• Migration des documents physiques et numériques : Assurer la numérisation et l'intégration des documents dans le système électronique tout en garantissant leur authenticité et intégrité.
5. Sécurité et gestion des accès
• Contrôle des accès et des droits d'utilisation : Mettre en place des politiques de sécurité pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder ou modifier les documents sensibles.
• Gestion des copies de sécurité
6. Préservation et gestion des archives à long terme
• Conservation des archives
• Gestion de l'obsolescence des supports
7. Formation et sensibilisation des utilisateurs
• Formation des utilisateurs
• Sensibilisation à la gestion documentaire
8. Audit et amélioration continue
• Contrôles de qualité
• Amélioration des processus.
9. Gestion des processus métier (BPM)
• Optimisation des processus métier : Dans un projet BPM, l'archiviste peut intervenir pour optimiser les processus liés à la gestion des documents et s'assurer que les flux de documents sont intégrés efficacement dans les processus automatisés.
• Analyse des processus documentaires : Participer à l'analyse et à la modélisation des processus documentaires dans le cadre de la gestion des processus métier.
10. Suivi et reporting
• Suivi des performances : Mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité du système GED/BPM.
PROFIL RECHERCHÉ :
Savoirs :
• Définir et appliquer les règles d'archivage ;
• Règles et principes du classement et de l'analyse archivistique ;
• Outils informatiques ;
• Connaissance appréciée de l'environnement de la recherche de l'enseignement supérieur et des enjeux ;
• Organisation et fonctionnement des universités ;
• Culture administrative.
Savoir-faire :
• Structurer et retrouver l'information ;
• Utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques ;
• Évaluation et priorisation des besoins ;
• Structuration de tableaux de bord pour le suivi de l'activité ;
• Travail en équipe ;
• Définition et mise en œuvre de procédures et de règles.
Qualités :
• Capacité forte d'adaptation ;
• Sens de l'observation, de l'organisation et d'autonomie ;
• Rigueur / fiabilité ;
• Discrétion, capacité à respecter la confidentialité ;
• Sens relationnel et esprit de collaboration ;
• Sens du service public.
Conditions de travail :
📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
🩺 Mutuelle MGEN avec la participation employeur à hauteur de 50%
🎓 Politique de formation interne développée
📍 Poste basé à Cergy (95)
🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
Rémunération :
· Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie A/IGE) : entre 2100€ et 2500€ net par mois.
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