IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :
-Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers
-Poste à 50%
- Forfait jour
- Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l'assistante de direction
- Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME
- Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)
MISSIONS DETAILLEES
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
- Tenue de l'agenda de la cheffe d'établisement
Réservation des salles et organisation des visioconférences
Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)
Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction
- Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
- Participation à la gestion administrative des conventions
- Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l'établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs)
- Classement et archivage des documents
2. Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique
- Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
- Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé
- Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels
- Activité nécessitant discrétion et confidentialité
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)
- Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation
- Capacités rédactionnelles avancées
CAPACITES REQUISES
- Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition
- Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
- Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
- Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
- Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement
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