Secrétaire administratif (ve) / agent d'accueil (H/F)

L'association ADAFF recrute un(e) Secrétaire administratif(ve) / Agent d'accueil pour assurer des missions partagées entre deux services : un Centre Parental et un service DEOA.
Vous contribuez au bon fonctionnement administratif des dispositifs tout en assurant un accueil de qualité auprès des usagers, partenaires et professionnels.
Missions principales
Au sein du Centre Parental
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accueillies, des partenaires et des visiteurs.
- Réceptionner, enregistrer, distribuer et expédier le courrier et les courriels.
- Réaliser les travaux courants de secrétariat et de bureautique.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des personnes accompagnées.
- Effectuer le classement et l'archivage des documents.
- Participer à la saisie de données statistiques et à la préparation des rapports d'activité.
- Apporter un soutien administratif aux équipes éducatives et à la direction.
- Participer à la gestion des fournitures et du matériel administratif.
- Assurer la gestion de la caisse en relation avec l'équipe de direction et le service comptable
Au sein du service DEOA
- Assurer un accueil adapté et bienveillant auprès d'un public en situation de précarité.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des rendez-vous.
- Participer au suivi administratif des permanences d'accès aux droits.
- Saisir, actualiser et exploiter les données d'activité dans les outils statistiques.
- Constituer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers administratifs.
- Rechercher et transmettre des informations utiles aux professionnels et aux usagers.
- Participer à la diffusion d'informations et d'outils de communication à destination des partenaires et du public.
- Assurer la gestion courante des ressources matérielles du service.
Compétences
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique).
- Capacités rédactionnelles et administratives.
- Bonne organisation et rigueur.
- Sens des priorités et gestion des urgences.
- Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
- Aptitude au classement, à l'archivage et à la gestion des données.
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
Qualités attendues
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Écoute, patience et diplomatie.
- Réactivité, autonomie et esprit d'initiative.
- Capacité d'adaptation à des publics et contextes diversifiés.
- Sens du service et du travail en équipe
Formation
- Niveau BEP/CAP à Bac professionnel Secrétariat, Gestion-Administration ou équivalent.
- Une expérience dans le secteur social ou médico-social serait appréciée

Attestation d'honorabilité indispensable.
Contrat à temps partiel : 31.77 heures / semaine
Poste basé à Carcassonne avec interventions sur les différents sites concernés.
Convention Collective Nationale du 15 mars 1966.
Travail en journée.
Participation ponctuelle aux réunions de service.
Déplacements ponctuels possibles dans le cadre des missions.