ASSISTANT(E) DE COORDINATION & REGULATION (H/F)

L'assistant de coordination du DAC 46 assure l'analyse de la demande et participe à la régulation pour les services. Le premier niveau d'accueil, de traitement et de gestion administrative des demandes entrantes du DAC, sans intervention dans le suivi des situations. Elle sécurise ainsi l'entrée en travaillant sur la formulation de la demande.
Activités / Tâches :

Accueil et réception des demandes :
Réceptionner les appels et les demandes sur site ;
Orienter des appels (trouver la bonne personne qui pourra répondre à la demande de l'interlocuteur) ;
Réaliser le premier jet de la demande (recueil des informations clés) ;
Qualifier la demande de façon administrative (information, orientation ou suivi) ;
Définir la présence de facteurs de complexité sur la demande ;
Gérer les situations simples en autonomie (faciliter l'accès aux informations, orienter vers les ressources adaptées) ;
Orienter vers la coordinatrice de régulation toutes situations considérées complexes (orientation, appui à la coordination).

Régulation :
Participer à la réponse apportée sur les situations régulées en lien avec la coordinatrice de régulation ;
Réaliser des points réguliers pour affiner la gestion des sollicitations avec la Régulatrice.

Gestion administrative :
Créer et mettre à jour des sollicitations sur l'outil de coordination SPICO ;
Gérer des courriers, mails et documents ;
Relancer des partenaires si nécessaire ;
Saisir et envoyer certains courriers liés aux prises en charge des usagers « Tout Parcours » ;
Aider les coordinatrices dans l'archivage les sollicitations clôturées.

Organisation et appui logistique :
Soutenir le service « Tout Parcours » dans l'organisation administrative des suivis (mise en place des Réunion de Concertation Pluriprofessionnelle convocations des différents professionnels, rédaction des comptes-rendus, préparation de tous documents utiles) ;
Organiser le soutien logistique sur le service « Tout Parcours » (planification des réunions, réservation de salle, etc.).

Appui à la structuration du DAC :
Mettre à jour des bases de données partenaires (recenser toute information utile au DAC 46)
Actualiser régulièrement l'annuaire professionnel du DAC 46 (CRM)

Qualité
Assurer la traçabilité de tous les appels téléphoniques reçus (tableaux des appels) ;
Veiller à la saisie complète et fiable des indicateurs dans l'outil SPICO ;
Aider le responsable du service à rendre l'outil SPICO opérationnel.

Savoir (connaissances)
Connaissance du tissu médical, médico-social et social du territoire
Connaissance des dispositifs médico-sociaux
Fonctionnement des Dispositif d'Appui à la Coordination

Savoir-Faire - Savoir prendre des décisions
Comprendre et identifier les contours du poste
Travailler en équipe, en réseau et en transversalité
Accueil téléphonique structuré
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels métiers)
Qualité rédactionnelle
Capacités organisationnelles
Rigueur administrative

Savoir être - Capacité d'écoute
Discrétion professionnelle
Sens du relationnel / contact
Gestion du stress et des flux
Réactivité et gestion des priorités
Sens de l'analyse
Adaptabilité / agilité
Investi selon le cadre défini

Pré-Requis :
Niveau IIII formation DEAS (Aide-soignante),
Compétence administrative et organisationnel
Expérience d'au moins 5 ans dans le secteur sanitaire ou le médico-social pourra être appréciée

Détail du poste :
Prise de poste à compter du 1er septembre 2026
CDD de remplacement
Temps de travail : temps partiel modulable
Horaires : fixes entre 8h30-17h30 du lundi au vendredi ; selon planning avec 1h de pause méridienne
Travail en équipe pluridisciplinaire
Participation possible aux éléments suivants : Mutuelle, Prévoyance, Chèques Déjeuners