ASSISTANT.E MEDICO ADMINISTRATIF.IVE UTEP 50% (H/F)

Le CHS St Ylie recrute un.e Assistant.e médico-administratif.ive à mi temps en CDI pour son Pôle Ambulatoire Brunelles au sein duquel vous participez à la gestion administrative de l'Unité Transversale d'Éducation au Patient.

MISSIONS DU POSTE :
Accueillir, orienter, renseigner, rassurer, désamorcer des situations conflictuelles.
Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information.
Communiquer des documents liés au service.
Gérer des dossiers et assurer leur suivi.

Missions principales : UTEP (Psychoéducation)

Informations sur la psychoéducation aux patients, soignants, médecins, à l'accueil, par courrier ou par téléphone.
Gestion administrative de l'activité (liens avec les intervenants, création de dossiers, préparation des dossiers, courriers, création et suivi des carnets de bords des patients, gestion administrative des réunions : OJ, compte rendus, diffusion.)
Communication : flyers, affiches, PPT pour les instances, bilan activité
Recueil activité (saisie DPI)
Réalisation bilan d'activité en collaboration avec les soignants

Missions non spécifiques

Tâches administratives (élaborer et actualiser des tableaux), documents professionnels courants
Gestion des stocks de fournitures de bureau (commande, contrôle et suivi).
Gestion logistique : réservation salles, véhicules, commandes,
Suivi des indicateurs/tableaux de bord

Autres missions
Participation à la continuité du secrétariat médical au sein du pôle ambulatoire (remplacements ponctuels congés et absentéisme)

COMPÉTENCES REQUISES
Aptitudes à :

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, et notamment accueillir des patients et leurs proches
S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire.
Maîtriser les outils bureautiques et informatiques.
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous pour le cadre de pôle.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, un compte rendu, un courrier, les bilans, les tableaux de bord relatifs à son domaine de compétences.
Savoir synthétiser les informations.
Identifier les informations pertinentes, choisir et utiliser des supports et des moyens adaptés pour communiquer.
Renseigner les tableaux de bord et les indicateurs de l'activité de la gestion budgétaire et économique du pôle.
Travailler en équipe / en réseau.

Connaissances particulières et pré - requis :

Connaissance des techniques de secrétariat et de bureautique / informatique (OpenOffice, Word, Excel, PowerPoint, intranet, Webmail..).
Connaissances DPI Cortexte

Expériences professionnelles souhaitées :

Secrétariat et utilisation d'outils informatiques spécifiques.

QUALIFICATION
Bac professionnel secrétariat (niveau IV).
CONDITIONS D'EXERCICE 50% UTEP Base horaire de 19h15 hebdomadaire. RTT. Repos fixes.
Résidence administrative : Dole.

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