Secrétaire de Mairie (H/F)

L'agent assure, au sein du secrétariat de mairie, un rôle polyvalent organisé autour de cinq axes principaux : l'accueil du public, la comptabilité, l'état civil, la gestion administrative des instances communales et la tenue de l'agence postale communale.
1 Accueil
- Accueil physique et téléphonique du public, des élus et des partenaires institutionnels
- Renseignement et orientation des administrés dans leurs démarches
- Réception, enregistrement, ventilation et affranchissement du courrier
- Gestion des boîtes mail génériques de la mairie
- Tenue des registres d'accueil et suivi des demandes des usagers
2 Comptabilité
- Engagement, liquidation et mandatement des dépenses de fonctionnement et d'investissement
- Émission des titres de recettes
- Suivi de l'exécution budgétaire (budget principal et budgets annexes)
- Préparation des pièces justificatives et relation avec la Trésorerie / le comptable public
- Suivi des relances fournisseurs et des régies éventuelles
- Participation à la préparation du budget primitif et du compte administratif
3 État civil
- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, décès)
- Constitution des dossiers de mariage et de PACS ; célébration administrative en appui de l'officier d'état civil
- Tenue et mise à jour des registres d'état civil, tables décennales et répertoires
- Délivrance des copies et extraits d'actes, livrets de famille
- Gestion des dossiers de recensement citoyen et des listes électorales
4 Gestion administrative des conseils municipaux
- Préparation matérielle et administrative des séances du conseil municipal
- Rédaction des convocations, de l'ordre du jour et des notes de synthèse
- Rédaction des délibérations en lien avec les élus et, le cas échéant, les services concernés
- Rédaction des procès-verbaux et comptes rendus de séance
- Transmission des actes (délibérations, arrêtés) au contrôle de légalité en préfecture via la télétransmission
- Tenue du registre des délibérations et suivi de leur publication/affichage
- Suivi des décisions du Maire et des arrêtés municipaux
5 Agence postale communale
- Accueil et service des usagers au guichet de l'agence postale communale
- Vente de timbres, enveloppes et produits postaux courants
- Affranchissement, réception et expédition du courrier et des colis
- Réalisation des opérations financières courantes autorisées (dépôts et retraits d'espèces dans la limite des plafonds fixés par convention avec La Poste)
- Tenue de la caisse de l'agence postale, suivi des opérations et remises de fonds
- Tenue des registres et documents postaux réglementaires
- Relation avec les services de La Poste dans le cadre de la convention de partenariat avec la commune
- Application des procédures de sécurité liées à la manipulation d'espèces et de valeurs