Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) du réseau 3%.COM (H/F)

Au sein du réseau immobilier **3%.COM**, le/la secrétaire occupe une fonction centrale dans le fonctionnement quotidien du réseau.

Il/elle assure le lien entre la direction, les mandataires immobiliers, les partenaires et les différents prestataires du réseau.

Son rôle est à la fois **administratif, organisationnel et relationnel**. Il/elle accompagne les mandataires dans leurs démarches quotidiennes, veille à la bonne circulation des informations et contribue au bon fonctionnement administratif et commercial du réseau.

Missions principales

1. Assistance administrative aux mandataires

* Répondre aux demandes quotidiennes des mandataires par téléphone et par e-mail.
* Les accompagner dans l'utilisation des différents outils mis à leur disposition.
* Répondre aux questions administratives liées aux mandats, compromis, ventes, locations et dossiers clients.
* Orienter les mandataires vers le bon interlocuteur lorsque la demande nécessite l'intervention d'un partenaire ou de la direction.
* Assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution.

2. Gestion et contrôle des dossiers immobiliers

* Réceptionner et vérifier les documents transmis par les mandataires.
* Contrôler la présence des pièces nécessaires dans les dossiers.
* Veiller au respect des procédures internes du réseau.
* Assurer le suivi administratif des mandats, compromis et transactions.
* Suivre et mettre à jour les différents registres réglementaires.
* Vérifier le classement et l'archivage numérique des documents.
* Participer au suivi des obligations réglementaires : KYC, TRACFIN, pièces d'identité, justificatifs et documents obligatoires.

3. Suivi des ventes et des honoraires

* Suivre les dossiers depuis la signature du compromis jusqu'à la signature définitive.
* Assurer le lien avec les études notariales lorsque cela est nécessaire.
* Suivre les dates prévisionnelles de signature des actes authentiques.
* Vérifier les informations nécessaires à la facturation des honoraires.
* Préparer ou transmettre les éléments permettant l'établissement des factures.
* Suivre les règlements et signaler les éventuelles anomalies à la direction.

4. Gestion administrative du réseau

* Mettre à jour les fichiers et bases de données internes.
* Maintenir à jour les coordonnées, informations professionnelles et documents contractuels des membres du réseau.
* Assurer le classement et l'archivage des documents du siège.

5. Communication interne

* Diffuser les informations de la direction auprès des mandataires.
* Préparer et envoyer les communications internes du réseau.
* Informer les mandataires des évolutions concernant les outils, procédures, obligations réglementaires ou partenaires.
* Participer à l'organisation des réunions, visioconférences, formations et événements du réseau.
* Mettre à disposition les documents et supports nécessaires sur les outils internes.

6. Relation avec les partenaires et prestataires

* Être l'un des points de contact avec les différents partenaires du réseau.
* Assurer le suivi administratif des demandes auprès des prestataires.
* Participer au suivi des outils utilisés par le réseau : logiciels immobiliers, diffusion des annonces, signature électronique, plateformes documentaires, etc.

Qualités recherchées

Le poste nécessite avant tout une personne :

organisée et rigoureuse ;
réactive et disponible ;
à l'aise au téléphone et dans les échanges avec les mandataires ;
capable de gérer plusieurs demandes simultanément ;
autonome dans son travail ;
ayant un bon sens des priorités ;
dotée d'un excellent relationnel