SECRETAIRE CHARGÉ DE L'ACCUEIL H/F

MEINAU & ILLKIRCH SERVICES est une association implantée à Strasbourg et active depuis 32 ans ! Elle est spécialisée dans le secteur de l'insertion par le travail et intervient dans les secteurs de la propreté (intérieur et extérieur) et de l'entretien des espaces verts. Son effectif est actuellement de 120 salariés.
Nous recherchons un(e) SECRETAIRE CHARGÉ DE L'ACCUEIL.
1. Accueil :
- assure l'accueil physique des personnes au siège de la structure et donne à cet accueil la suite
appropriée ;
- assure l'accueil téléphonique et donne la suite appropriée aux appels, selon la procédure mise en
place au sein de la structure ;
- surveille l'état des stocks des fournitures de bureau et avise la direction en cas de nécessité
d'approvisionnement ;
- assure le suivi des réservations et des mises à disposition des salles de réunion ;
- prépare la salle de réunion (café, eau chaude et bouteille d'eau etc.).

2. Tâches administratives
- effectue les tâches de petit secrétariat : reprographie, affranchissement, réception des courriers et
distribution en interne, circulation des parapheurs, diffusion et affichage des notes de service ainsi
que des documents de communication interne, remise en poste des courriers sortant, etc ;
- assure la diffusion des documents qui lui sont confiés aux fins de diffusion auprès des destinataires
désignés, en s'assurant selon le cas, de la signature des intéressés sur la feuille d'émargement ad
hoc ; et du classement des documents.
- assure le suivi des arrêts maladie et des accidents de travail ainsi que le suivi des dossiers de
remboursement de prévoyance APICIL/GNP et CPAM.
SAVOIR-FAIRE
- Bon niveau en orthographe et en grammaire
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Bonne connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Bonne connaissance des règles de correspondance administrative
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Qualité de la communication interne et externe : préciser avec tact les demandes pour orienter le mieux possible la réponse attendue
- Capacite de travail en équipe (avec tous les services en fonction des besoins)
- Capacite a organiser son travail
- Capacite a organiser les réunions et à gérer l'intendance
- Capacite a réagir avec discernement en situation d'urgence
- Capacite a valoriser l'image de Meinau Services vis-à-vis de l'extérieur

SAVOIR-ETRE
- Sens de l'accueil et capacite d'écoute
- Discrétion
- Professionnelle
- Disponibilité
- Adaptabilité
- Fiabilité
- Sens de la réactivité adapte aux circonstances
- Esprit de loyauté
- Esprit d'initiative