Secrétaire commercial / commerciale (H/F)

Dans le cadre du développement de ses activités, Aux Caves du Portugal 33, entreprise spécialisée dans la distribution de produits alimentaires portugais, recherche un(e) secrétaire commercial(e) pour son site de Rillieux la Pape.
Vous occuperez un poste central entre les clients, les commerciaux, la logistique et la direction.
Vos principales missions
Administration des ventes
réceptionner et enregistrer les commandes des clients ;
contrôler les références, les quantités, les tarifs et les conditions commerciales ;
assurer le suivi des commandes jusqu'à leur livraison ;
établir les bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs ;
informer les clients sur la disponibilité des produits et les délais de livraison ;
traiter les demandes, réclamations, retours et litiges de premier niveau ;

Assistance de l'équipe commerciale
assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux ;
communiquer aux commerciaux les informations utiles concernant leurs commandes et leurs clients ;
suivre les promotions, nouveaux produits et opérations commerciales ;
organiser et transmettre les informations entre les commerciaux, les boutiques, la logistique et la direction.
Suivi des règlements
contrôler les échéances et les règlements clients ;
identifier les factures échues ou impayées ;
effectuer les premières relances téléphoniques et écrites ;
transmettre les dossiers nécessitant un traitement particulier au service comptable ou à la direction ;

Secrétariat courant
gérer les appels téléphoniques et les courriels ;
rédiger des courriers et comptes rendus professionnels ;
classer et archiver les documents commerciaux ;
participer à la préparation des réunions commerciales ;
assurer ponctuellement différentes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'une formation en secrétariat, gestion administrative, commerce ou assistance commerciale, idéalement de niveau Bac à Bac +2.
Une première expérience en administration des ventes, secrétariat commercial, relation client ou gestion des commandes serait appréciée.
Vous êtes :
organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve) ;
à l'aise au téléphone et dans la relation avec les clients ;
capable de gérer plusieurs demandes et priorités simultanément ;
doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles ;
attentif(ve) à la fiabilité des informations transmises ;
capable de travailler en équipe tout en faisant preuve d'autonomie ;
respectueux(se) de la confidentialité des informations commerciales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et la messagerie électronique.
La connaissance d'un logiciel de gestion commerciale ou d'un ERP, notamment Sage ou Sage X3, serait appréciée.
La pratique de la langue portugaise constitue un avantage, mais n'est pas obligatoire.
Conditions proposées
Contrat : CDI
Durée du travail : temps complet
Rémunération : motivant
Lieu de travail : Rillieux la Pape
Pourquoi nous rejoindre ?
En rejoignant Aux Caves du Portugal 33, vous intégrerez une entreprise spécialisée dans des produits authentiques et travaillerez en lien direct avec les différents services.
Vous bénéficierez d'un poste polyvalent, au cœur de l'activité commerciale, avec des missions variées et de véritables responsabilités dans le suivi de la clientèle.
Pour postuler
Merci d'adresser votre CV, accompagné de quelques lignes présentant votre expérience et vos motivations.