Assistant ADV (H/F)

L'agence Office recherche pour l'un de ses clients, un Fournisseur d'équipements électriques , un Assistant ADV H/F en Intérim.

Missions principales :

1. Accueil et gestion administrative :

-Assurer l'accueil physique et téléphonique.
-Traiter et orienter les demandes entrantes.
-Gérer, classer et archiver les documents administratifs.
-Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers.

2. Gestion des outils informatiques :

-Utiliser Sage 50 pour le suivi de la gestion commerciale.
-Gérer les documents via Zeendoc.
-Utiliser Excel pour les tableaux de suivi et de bord.
-Rédiger et mettre en forme les documents sur Word.

3. Gestion administrative des clients :

-Enregistrer et suivre les commandes clients.
-Établir les bons de livraison et les factures.
-Assurer le suivi administratif des dossiers clients.
-Répondre aux demandes et transmettre les éventuelles anomalies aux chargés d'affaires.

4. Suivi des règlements clients :

-Suivre les échéances et les encaissements.
-Identifier les factures échues et les impayés.
-Effectuer les relances par e-mail et téléphone.
-Assurer le suivi des litiges et transmettre les dossiers concernés aux chargés d'affaires.

5. Gestion administrative des fournisseurs :

-Créer et suivre les commandes fournisseurs.
-Coordonner les besoins d'achat avec les chargés d'affaires.
-Contrôler les factures fournisseurs.
-Préparer les bons à payer (BAP) et assurer le suivi des dossiers.

6. Coordination interne :

-Assurer l'interface entre les chargés d'affaires, les clients et les fournisseurs.
-Faciliter la circulation des informations.
-Assurer le suivi administratif des projets et signaler les éventuelles anomalies ou retards.
Le poste nécessite rigueur, organisation et polyvalence afin d'assurer un suivi fiable des différents dossiers.

Une bonne maîtrise de Word et Excel, ainsi qu'une aisance avec les logiciels Sage 50 et Zeendoc, est attendue.

Enfin, un bon relationnel, le sens du service et l'esprit d'équipe sont indispensables pour assurer une communication efficace avec les clients, fournisseurs et collaborateurs.