Assistant(e) de formation (H/F)

CentraleSupelec Exed met à la disposition des cadres et dirigeants en activité, des formations professionnelles courtes, certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues des enseignements et travaux de recherche des écoles.
Dans le cadre du développement de nos activités, nous proposons un poste d'Assistant(e) de Formation. Le poste est axé sur l'administration de formation inter et intra entreprise (formations certifiantes et cycles courts).

Mission:
En tant que d'Assistant(e) de Formation au sein de notre organisme, vos missions s'articuleront autour tes taches suivantes:
Gestion administrative des formations
- Assurer le traitement administratif des dossiers d'inscription
- Vérifier la conformité des pièces administratives
- Établir les conventions, convocations et autres documents contractuels
- Assurer le suivi des dossiers de financement (entreprises, OPCO, CPF, France Travail, etc.)
- Préparer les documents nécessaires au démarrage des sessions
- Assurer le suivi des feuilles d'émargement et des évaluations
- Gérer la création et mise à jour des dossiers intervenants (Vacataires, honoraires, etc), établir les contrats
- Réservation des salles et restauration

Suivi des formations
- Garantir le bon déroulement administratif avant, pendant et après les formations
- Gestion des absences et rattrapages
- Gestion des supports de cours (Edunao, Teams .), notes, planning, réservation des salles
- Mettre à jour les outils de gestion et les bases de données
- Effectuer les déclarations administratives sur les plateformes dédiées. Suivi des dossiers (Mon Compte Formation, EDOF, Kairos, etc., selon les besoins)
- Préparer les dossiers de clôture des formations. Attestations de présence, évaluation, certificats de réalisation, etc
- Assurer le suivi de la facturation en lien avec les services concernés
- Vérification des notes de frais des intervenants avec les services concernés
- Envoyer au Responsable pédagogique les coordonnés et liste d'inscrits. Eléments pour le PV collectif (Date et lieu de naissance)
- Informer aux stagiaires/intervenants si modifications du planning avec dates et lieu. Vérifier les disponibilités et trouver des solutions
- Mettre à disposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation

Relation clients et partenaires
- Accueillir et renseigner les stagiaires, entreprises et partenaires
- Répondre aux demandes par téléphone (Standard) et par courriel
- Assurer le suivi administratif des candidats jusqu'à leur sortie de formation
- Relancer les documents manquants
- Compléter les formulaires de création de comptes fournisseurs
- Etablir des commandes fournisseurs
- Vérification suite à non-réception des certificats, attestation de fin de formation. Demandes post-formation
- Référencement de l'offre de formation sur les plateformes de financement (OPCO, France Travail.)

Appui à l'activité commerciale
- Participer au suivi des inscriptions. Assister l'équipe commercial dans la préparation et la gestion des dossiers de formation.
- Contribuer à la fidélisation des clients par un accompagnement de qualité
- Assurer le suivi des indicateurs d'activité
- Participation à la mise à jour et mise en page des documents commerciaux

Profil et expérience:
- Titulaire d'un Bac+2/3 avec au moins 2 années d'expérience sur un poste équivalent
- Connaissance de l'environnement de la formation professionnelle
- Connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle

Compétences:
- Connaissance et pratique régulière d'un ERP
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Sens du service aux étudiants et aux enseignants, travail en équipe
- Organisation et priorisation des tâches.
- Rigueur, Gérer simultanément plusieurs dossiers, Respecter les délais
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et Outlook