Officier d'état civil - Agent d'accueil (H/F)

Mission 1 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et savoir réguler les tensions avec les usagers
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Adapter son intervention aux différents publics

Mission 2 : Gestion des dossiers et des actes d'état civil
Renseigner sur les services de l'état civil
Expliquer les modalités et procédures nécessaires à l'obtention d'un acte d'état civil
Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil
Vérifier les conditions règlementaires relatives à l'instruction des demandes et l'authenticité des documents fournis
Établir les différents actes d'état civil
Garantir la confidentialité et l'authenticité des actes reçus et transmis
Rédiger des courriers liés à l'état civil

Mission 3 : Tenue administrative des registres d'état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Contrôler l'élaboration des extraits de registre
Apposer et rendre public les mentions marginales
Participer à la sécurisation et à la préservation physique des registres

Mission 4 : Gestion des mariages, PACS, baptême républicain
Accueillir et renseigner les usagers
Contrôler la constitution du dossier lors du dépôt de ce dernier
Préparer les célébrations et transmettre les informations à l'élu en charge de la cérémonie

Mission 5 : Opérations funéraires et gestion du cimetière
Accueillir et renseigner les familles
Proposer et délivrer les concessions
Délivrer les autorisations funéraires nécessaires après contrôle du dossier fourni
Connaître les procédures de reprise de concessions temporaires et perpétuelles et savoir les mettre en pratique
Veiller à la bonne gestion des dossiers funéraires

Mission 6 : Activités annexes en lien avec l'état civil
Suivi du recensement militaire : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement ; organiser la transmission des documents au bureau du service national
Délivrance de documents : attestation d'accueil, livret de famille, certificat de domicile, certificat de vie, déclaration de meublés de tourisme,.
Formation et transmission de savoirs entre officiers d'état civil au sein de l'équipe

Mission 7 : Instruction des titres sécurisés
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres

Conditions d'exercice
Temps complet
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)

Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus), COMEDEC

Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l'accueil de la Mairie
Conditions salariales :
Rémunération statutaire de la grille d'adjoint administratif + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + NBI
14 RTT
Prise en charge de l'abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d'un forfait mobilités durables jusqu'à 300 euros annuels (prestations cumulables),
d'une participation financière de l'employeur à la mutuelle santé (30€ par mois) et à la prévoyance (50%), des titres restaurant d'un montant de 8,00 €, avec participation employeur de 60%, de nombreuses prestations d'actions sociales par le CNAS