Assistant Formation (h/f) (H/F)

Dans le cadre du renforcement de ses activités de formation, l'École de Service Social de la CRAMIF recherche un(e) Assistant(e) de Formation pour accompagner les responsables pédagogiques dans le déploiement et le suivi des dispositifs de formation, tout en garantissant le respect des exigences administratives et réglementaires, notamment liées à la certification Qualiopi.

Missions principales. Rattaché(e) aux responsables pédagogiques, vous assurez un rôle clé dans la coordination administrative, pédagogique et logistique des actions de formation.
Vos principales responsabilités seront les suivantes :

Gestion et suivi des formations.
- Assister les responsables pédagogiques dans l'organisation et le suivi des dispositifs de formation.
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.
- Identifier les points de vigilance et produire les alertes nécessaires.
- Assurer le suivi de la planification des formations et coordonner les échanges avec les différents interlocuteurs.

Gestion administrative et contractuelle.
- Gérer les aspects administratifs liés aux stagiaires et étudiants (conventions, contrats de scolarité, dossiers administratifs).
- Assurer la gestion des relations contractuelles avec les intervenants externes.
- Préparer les contrats de travail, bons de commande et éléments liés à la paie.
- Contrôler la complétude et la conformité des dossiers administratifs.

Facturation et suivi qualité.
- Organiser et sécuriser la recevabilité des dossiers de facturation.
- Préparer les éléments nécessaires à l'établissement des factures de formation et de scolarité.
- Participer au respect des critères de certification Qualiopi.
- Réaliser les bilans des actions de formation (évaluations à chaud et à froid).
- Consolider, analyser et synthétiser les données de suivi.

Accueil et accompagnement des publics.
- Accueillir, informer et orienter les différents publics en formation.
- Assurer le suivi administratif des parcours.
- Participer à la diffusion des informations relatives aux dispositifs de formation et aux financements.

Organisation logistique.
- Organiser la logistique des sessions de formation en coordination avec les responsables pédagogiques et les intervenants.
- Assurer le bon déroulement administratif des actions de formation.

Profil recherché.
- Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, ressources humaines, formation ou domaine équivalent.
- Expérience significative dans l'assistanat de formation ou la gestion administrative de la formation professionnelle.
- Bonne connaissance des dispositifs de formation et des exigences Qualiopi appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
- Aisance dans la gestion de bases de données et le traitement de données administratives.

Compétences attendues.
- Organisation et rigueur.
- Capacité d'analyse et de synthèse.
- Gestion des priorités.
- Sens du service et esprit d'équipe.
- Excellent relationnel et qualités rédactionnelles.
- Autonomie et réactivité.
- Respect de la confidentialité.