Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative ressourc (H/F)

Marjan Hessamfar et Joe Vérons créent leur agence d'architecture en 2004. Aujourd'hui l'agence s'est développée et touche à des domaines d'activité très variés : équipements culturels, enseignement, équipements tertiaires, logements, centre techniques, aérogare, projets urbains.

L'agence, qui s'inscrit dans une dynamique d'évolution constante, comptabilise un effectif de 15 à 25 personnes et recherche aujourd'hui pour rejoindre son équipe à Bordeaux, un(e) assistant(e) administratif(ve), comptable et ressources humaines.
Véritable relais de la direction sur les sujets administratifs, comptables et RH, vous assurez le suivi des dossiers avec rigueur, autonomie et discrétion, en lien avec notre expert-comptable et les différents partenaires de l'agence.

Missions du poste :
Sous la direction des architectes co-gérants, vous serez en charge des missions suivantes :
A. Secrétariat et gestion administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels de l'agence ;
- Assurer le traitement et le suivi du courrier ;
- Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents administratifs ;
- Préparer et mettre en forme différents documents et courriers ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers de l'agence ;
- Gérer les commandes de fournitures, tenue des agendas, et relations avec les prestataires ;
- Organiser et suivre certains rendez-vous et réunions de la direction ;
- Assurer la mise à jour des fichiers et tableaux de suivi de l'agence ;
- Participer à l'amélioration des procédures administratives internes.
B. Comptabilité et gestion courante
En lien avec la direction et l'expert-comptable :
- Collecter, contrôler et classer les pièces comptables ;
- Saisir et/ou préparer la saisie des factures fournisseurs ;
- Établir et suivre les notes d'honoraires ;
- Assurer le suivi des règlements clients ;
- Assistance à la négociation des honoraires avec les cotraitants (architectes, paysagistes ,bureaux d'études d'ingénierie, ..) suivi des affaires et de la prestation intellectuelle à chaque phase du projet.
- Effectuer les relances des factures impayées ;
- Contrôler et effectuer les rapprochements bancaires ;
- Assurer le suivi des notes de frais ;
- Préparer les éléments nécessaires à la comptabilité et aux déclarations fiscales ;
- Préparer et transmettre les pièces et informations à l'expert-comptable pour saisie mensuelle ;
- Calcul des provisions annuelle pour l'arrêté des comptes ;
- Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables.
- Déclaration annuelle des activités auprès de la MAF (mutuelle française des architectes).
Le poste n'a pas vocation à se substituer à l'expert-comptable : la personne recrutée assurera le suivi quotidien et la préparation des éléments comptables de l'agence, en coordination avec celui-ci.
C. Administration du personnel et ressources humaines
En lien direct avec la direction et, lorsque nécessaire, avec les conseils ou prestataires de l'agence :
- Préparer les éléments variables nécessaires à l'établissement des paies ; établissement des bulletins de salaires.
- Assurer le suivi administratif des absences, congés et arrêts de travail ;
- Tenir à jour les dossiers individuels des salariés ;
- Préparer les documents administratifs liés aux entrées et sorties du personnel ;
- Participer aux démarches administratives liées aux embauches ;
- Assurer le suivi des périodes d'essai ;
- Assurer le suivi des visites médicales ;
- Participer au suivi des formations ;
- Assurer le suivi administratif des déclarations et obligations sociales en lien avec les organismes concernés et les prestataires de l'agence ;
- Être l'interlocuteur administratif quotidien des salariés pour les questions courantes relatives à leur situation.
D. Assistance à la direction
- Préparer les tableaux de bord administratifs, comptables et RH ;
- Alerter la direction sur les échéances important