Executive Assistant - CEO (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Rattaché(e) directement au CEO, l' Executive Assistant est son bras droit opérationnel et un relais clé auprès de la direction et des équipes. Il/Elle assure la fluidité du quotidien professionnel et personnel du CEO, tout en garantissant un environnement de travail optimal au siège à travers le pilotage des Services Généraux.
Missions principales
Assistanat professionnel du CEO
- Planification et organisation des rendez-vous, réunions et événements professionnels.
- Coordination des voyages d'affaires : réservations (vols, hôtels), itinéraires et logistique.
- Filtrage et gestion des communications entrantes et sortantes.
- Rédaction de correspondances, rapports et présentations.
- Préparation des dossiers, briefings et synthèses en amont des réunions.
- Suivi des projets en cours en lien avec les équipes internes.
- Veille sur l'actualité et les sujets stratégiques pertinents pour le CEO.

Gestion de la sphère personnelle du CEO
- Coordination des engagements personnels et de l'agenda privé.
- Suivi des dépenses personnelles et gestion des notes de frais.
- Préparation des documents nécessaires pour la comptabilité.
- Gestion des rendez-vous médicaux et autres demandes ponctuelles.
- Traitement confidentiel de l'ensemble des aspects personnels du quotidien.

Pilotage stratégique et budgétaire des Services Généraux
- Élaboration, suivi et optimisation du budget.
- Reporting d'activité régulier auprès de la direction.
- Gestion des devis, validation budgétaire et transmission des factures à la comptabilité.
- Mise en place d'indicateurs de performance et démarche d'amélioration continue.

Prestataires, contrats et environnement de travail
- Gestion et suivi des contrats de prestation (accueil, entretien, assurance, énergie, etc.).
- Sélection, négociation et évaluation des prestataires ; interface avec le syndic.
- Maintenance des installations, sécurité, conformité réglementaire et tenue du registre de sécurité.
- Rondes de contrôle, interventions techniques de niveau 1, mise à jour des procédures internes.
- Gestion des espaces (salles, mobilier, clés, parking), approvisionnements, courrier et logistique quotidienne.

Travaux et aménagement du siège
- Définition de la stratégie travaux avec la direction (besoins, priorités, calendrier).
- Sélection et contractualisation des entreprises.
- Supervision des chantiers : avancement, coordination des intervenants, contrôle qualité.
- Garant du respect du budget et des délais.

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation et expérience
- Formation supérieure Bac+5 (gestion, office management, école de commerce ou équivalent).
- Minimum 5 ans d'expérience combinant assistanat de dirigeant et pilotage de services généraux, idéalement en PME ou environnement à taille humaine.
- Expérience confirmée en gestion de prestataires multiples et en pilotage de travaux d'aménagement.
- Première pratique du recouvrement (relances, échéances, litiges) appréciée.
Hard skills
- Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse.
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
- Solides compétences en gestion budgétaire et négociation.
- Bon niveau d'anglais souhaité.
Soft skills
- Discrétion et confidentialité absolues.
- Sens de l'anticipation, rigueur et gestion des priorités multiples.
- Polyvalence et adaptabilité : capacité à jongler entre assistanat du CEO, budget, travaux et logistique.
- Autonome, fédérateur(trice) et force de proposition.
- Excellent relationnel et posture professionnelle irréprochable.