Gestionnaire des professeurs invités du programme international MINERVE et des personnels entrants (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Le poste
- Catégorie B à 60% (22h par semaine)
- CDD d'1 an avec possibilité de renouvellement
- Poste basé à Bron et Lyon 7 - Direction des relations internationales
- Prise de poste souhaitée pour le 1er septembre 2026

Votre mission
Le gestionnaire des professeurs invités du programme international MINERVE (et scolarité associée) assure le suivi administratif et l'accueil de ces enseignants et traitent des sujets en lien avec la scolarité des cours qu'ils assurent.
- Gestion administrative et accueil des professeurs invités : assurer le suivi administratif avant, pendant et après le séjour de ces professeurs (recrutement, contrat, lettre d'invitation, planification des agendas, attestations de services fait, réservation des salles, saisie de leurs notes, etc...) et veiller à leur enregistrement dans les outils dédiés : OSE, AGT, ADE, MOVEON ; réserver éventuellement leur logement ; les accueillir, les orienter ; etc.
- Gestion de la scolarité des activités en lien avec les professeurs invités : éditer les listes d'étudiants inscrits pour les cours des professeurs invités ; gérer les demandes de changement de groupe, les dispenses d'assiduité ; mettre à jour l'emploi du temps ; organiser les examens de ces enseignants (recueillir les sujets, diffuser les informations, assurer le support logistique, etc.) ; saisir les notes attribuées.
En tant que gestionnaire de la mobilité des personnels entrants, la personne recrutée assure la gestion des demandes de mobilité faites à titre individuel par des personnels de nos partenaires internationaux qui souhaitent venir assurer des enseignements ou réaliser un stage d'observation dans notre établissement.
Pour ce faire, elle intervient sur notre plateforme de mobilité MOVEON pour intégrer ces demandes, elle assure le suivi de la demande principalement avant et après la visite (réaliser d'éventuelles relances, repérer le service ou la composante au sein de notre université susceptible d'accueillir cette personne le temps de sa visite, aide à l'élaboration du planning de visite, faire signer les attestations de présence, etc.).
Potentiellement, l'agent recruté sur ce poste pourra être sollicité de manière très ponctuelle et secondaire sur des activités en lien avec l'accueil des étudiants internationaux hors échanges (accompagnement des étudiants et étudiantes internationaux hors échange dans leurs démarches administratives et d'installation en France et orientation vers les services compétents par exemple).

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIRS GENERAUX, THEORIQUES OU DISCIPLINAIRES
- Connaissance générale de gestion administrative
- Connaissance des principes de gestion dans le domaine de la scolarité
- Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral (niveau B2 à C2 du cadre européen commun de référence pour les langues). La connaissance d'une autre langue (allemand, espagnol, italien) serait un réel plus.
- Connaissance des textes réglementaires relatifs aux étudiant.es international.es (entrée sur le territoire, titre de séjour, etc.)

SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- Connaissance de l'organisation administrative et pédagogique de l'université et de son activité internationale
- Connaissance de l'architecture des diplômes de l'université

SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
- Maîtriser les techniques rédactionnelles et savoir transmettre l'information
- Capacité de travailler de manière transversale
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

COMPORTEMENTS ATTENDUS
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Faire preuve d'aisance relationnelle
- Capacité de travail en équipe
- Capacité à communiquer efficacement et à établir des relations appropriées dans des contextes culturels divers
- Savoir rendre compte
- Avoir l'esprit d'initiative
- Réactivité et capacité à analyser l'urgence d'une situation et prioriser les actions à mener

Contexte de travail
- Relations externes : les établissements partenaires de notre université (Erasmus+)
- Relations internes : Les composantes et les services centraux de l'Université
- Pics d'activité en amont et au moment de la rentrée
- Compétences linguistiques et interculturelles
- Diplomatie et sens des relations humaines quel que soit le public concerné

Candidatures (CV et lettre de motivation obligatoire) jusqu'au 23/08/2026 inclus

Rejoindre l'université Lyon 2 c'est :
Pour un temps plein : 55 jours de congés annuels pour 5 jours travaillés, la possibilité d'aménager sa semaine de travail sur 4,5 jours et de cumuler 42 jours de congés annuels
L'accès à la formation professionnelle
La participation de l'université à vos frais de transports, au forfait de mobilité durable, aux frais de complémentaire santé
L'accès à la restauration sur le campus avec une participation financière de l'université
L'accès à des prestations sociales,...