Assistant(e) accueil et gestion de site (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Au quotidien :
- Accueillir et orienter visiteurs, entreprises hébergées et partenaires, physiquement et par téléphone
- Réceptionner, analyser et hiérarchiser les demandes des utilisateurs ; déclencher et suivre les interventions nécessaires
- Gérer les réservations et la préparation des salles de réunion et espaces de coworking (équipements, configuration)
- Veiller au bon état et à la bonne tenue des espaces communs (accueil, cuisine, sanitaires, circulations...)
- Assurer le suivi des prestataires et entreprises extérieures intervenant sur le site
- Suivre la disponibilité des moyens matériels et consommables (vidéoprojecteurs, photocopieurs, fournitures...)
- Effectuer une veille quotidienne de l'état général des bâtiments et signaler toute anomalie
Ponctuellement :
- Participer à l'organisation logistique des manifestations et événements du site
- Assurer le suivi courant des dispositifs de sécurité (alarmes, extincteurs, éclairage de sécurité...) et des contrôles réglementaires
- Présence en horaires décalés (soirées) lors d'événements organisés par la structure

PROFIL RECHERCHÉ :

Indispensable :
- Expérience en accueil, coordination de site ou services généraux
- Sens du service, réactivité et grande autonomie dans l'organisation du travail
- À l'aise avec les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook)
- Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à en assurer le suivi jusqu'à leur résolution
- Premier niveau d'assistance sur les équipements audiovisuels et de visioconférence
Un vrai plus :
- Expérience dans la gestion d'espaces partagés (coworking, tiers-lieu, hôtel d'entreprises...)
- Expérience en hôtellerie
Votre état d'esprit :
- Bon sens et pragmatisme avant tout
- Diplomatie et discrétion : vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs différents
- Esprit d'initiative : vous n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire