Gestionnaire d'école doctorale (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Mission principale : Gestion administrative des thèses et des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR).
Activités principales :
Le/la gestionnaire administratif(ve) des thèses et des HDR a en charge les inscriptions et les soutenances des doctorants inscrits à Paris 1 Panthéon-Sorbonne (40 à 50 soutenances par an) et les inscriptions et soutenances d'HDR (10 soutenances par an).

1. Accueil, information, orientation :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats / doctorants français et étrangers et les renseigner sur les formalités administratives à accomplir selon leur situation
- Réceptionner et traiter le courrier du secrétariat des thèses
2. Réalisation des inscriptions en doctorat :
- Suivre les dossiers d'inscription
- Suivre et contrôler la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM
3. Organisation administrative des soutenances de thèse :
- Vérifier la conformité des dossiers de soutenance, des jurys, des manuscrits de thèse et des pré-rapports de soutenance
- Organiser la soutenance
- Enregistrer les soutenances dans le logiciel APOGEE
- Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes
- Classer et archiver les dossiers de soutenances
4. Inscription en HDR et organisation administrative des soutenances HDR :
- Participer à la planification des procédures de candidature, d'inscription administrative et de soutenance pour les habilitations à diriger des recherches
- Suivre les candidatures en HDR via eCandidat
- Constituer et transmettre les dossiers de candidature pour examen à la Commission Recherche, dans le respect de la procédure en vigueur
- Informer les candidats des résultats d'admission
- Suivre et s'assurer du bon déroulement des inscriptions administratives en HDR
- Enregistrer les dossiers des inscrits dans le logiciel APOGEE
- Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes
- Classer et archiver les dossiers de soutenances
Activités associées :
- Participer à la réunion de rentrée et aux activités de l'ED
- Participer à la mise à jour des bases de données pour le suivi des doctorants et des soutenances
- Participer aux enquêtes statistiques
- Participer au suivi de l'insertion professionnelle des docteurs
- Participer à la mise en place et au suivi des appels à candidatures pour les prix de thèses
- Contribuer aux actions de communication de l'école doctorale

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences requises ou souhaitées :
- Titulaire du baccalauréat
- Connaissance de l'enseignement supérieur et de l'université

Savoir-faire
- Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Capacité à rendre compte de son activité et à assurer la traçabilité des informations
- Capacité à communiquer de manière professionnelle à l'écrit et à l'oral
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel)
- Utilisation des logiciels de scolarité Apogée et eCandidat
- Respect de la réglementation, des procédures et des délais
- Connaissance d'ADUM
Des formations aux logiciels de gestion Apogée et eCandidat, ainsi qu'à ADUM sont possibles.

Savoir-être
- Organisation, gestion des priorités et autonomie
- Rigueur, précision et fiabilité
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Sens de la pédagogie
- Capacité de discernement, d'analyse, d'adaptation et de solution de problème
- Sens du service public