Secrétaire pédagogique et administrative - F/H

RESPONSABILITÉS :

Au cœur du département Gestion Logistique et Transport, ce poste joue un rôle central dans le bon fonctionnement des formations, en formation initiale comme en apprentissage. Il contribue activement à la gestion pédagogique et administrative des promotions, en lien étroit avec les directions d'études, les responsables de cycle et le pilotage du département. Véritable appui au quotidien, il accompagne les responsables de formation et les chefs de projet sur les plans administratif, technique et logistique, tout en assurant la fiabilité des actes de gestion dans le respect des procédures de l'établissement.
L'activité s'inscrit également dans une forte dynamique pédagogique et relationnelle. Le poste constitue un point d'accueil et de référence pour la population étudiante, le corps enseignants vacataires et les équipes professionnelles extérieures, en assurant l'information, l'orientation et le suivi tout au long des parcours. Il prend en charge la gestion des candidatures, le suivi des cohortes, des absences et des emplois du temps, ainsi que l'organisation matérielle des examens, des jurys et des soutenances, jusqu'à la production des relevés de notes et l'archivage des dossiers.
Ce rôle participe pleinement au développement et à l'animation des relations avec les entreprises partenaires, tant pour les stages que pour l'alternance. Il accompagne l'organisation des recrutements, soutient la recherche de contrats, assure le suivi des périodes en entreprise et travaille en lien étroit avec le CFA et les services de formation continue, notamment pour le suivi administratif et les enquêtes d'insertion professionnelle.
Enfin, le poste s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue de la qualité des formations. Il contribue à la structuration et à la synthèse des documents pédagogiques, participe aux réunions d'information, au suivi des dispositifs qualité et à la préparation des audits, en collaboration avec les équipes pédagogiques. Placé sous l'autorité de la cheffe du département Gestion Logistique et Transport, ce poste requiert sens de l'organisation, qualités relationnelles et engagement au service des parcours de formation.

PROFIL RECHERCHÉ :

Rejoignez-nous si vous maîtrisez les bases de la gestion administrative et du secrétariat, comprenez le fonctionnement d'une composante universitaire, son offre de formation et son rôle dans l'université. Vous connaissez les principes de la gestion financière des établissements publics, les mécanismes de l'apprentissage (de la conclusion au suivi des contrats) et l'environnement institutionnel d'un CFA et de l'enseignement supérieur.
Vous appliquez avec rigueur les règles et procédures de gestion des formations (initiale et alternance), de l'organisation des examens et des exigences de sécurité, tout en gardant une vision globale des diplômes pour informer étudiants, équipes pédagogiques et partenaires professionnels. À l'aise à l'oral, vous pouvez intervenir en amphithéâtre pour accompagner les étudiants. Vous utilisez avec assurance les outils bureautiques et les logiciels de gestion administrative universitaires pour organiser, planifier, sécuriser les activités et soutenir les responsables de formation dans leurs relations avec les entreprises et la recherche de contrats d'alternance. Vous appréciez transmettre vos connaissances en formant et accompagnant les nouveaux membres de l'équipe sur les outils, procédures et méthodes de travail.
Autonome, force de proposition, réactif et adaptable, vous avez une bonne aisance relationnelle, un sens de la communication avec tous les partenaires internes et externes, ainsi que du dynamisme et de l'engagement, vous permettant de vous investir dans les projets avec un fort sens des responsabilités et de la qualité du service rendu.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Flexibilité de la semaine de travail selon la structure : télétravail et semaine en 4 ou 4,5 jours possibles dès 2 mois d'ancienneté avec accord du manager
- Équilibre des temps de vie : jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (selon l'organisation et le temps de travail)
- Prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les non titulaires, et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- Prise en charge des transports en commun à 75%, compatible avec un forfait mobilité durable
- Possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Accès à des prestations de loisir, sport, culture et social