ASSISTANT ADMINISTRATIF BATIMENT/ ACCUEIL (H/F)

ACCUEIL :
- accueil physique et téléphonique ; proposer et faire des cafés,
- gestion des mails entrants, rangement des mails sortants,
- gestion des groupes de diffusion des mails,
- ouverture des nouvelles opérations sur le mail,
FOURNITURES :
- gestion des consommables (liste, commandes, rangement),
- gestion des produits ménagers (liste, achats, rangement),
- fabrication des blocs A5 et A4 de papier brouillon,
DIVERS :
- rangement des espaces communs, emmener les encombrants à la déchèterie,
- Prise de rendez-vous des locataires de différentes résidences.
CHANTIERS :
- création des classeurs de chantier,
- récupération des informations administratives dans les mails,
- enregistrement des documents administratifs dans chaque opération,
- mise à jour des listes d'envoi des comptes-rendus de chantier,
- envoi par mail de ces comptes-rendus et impression en 2 exemplaires pour les bannettes,
- archivage des comptes-rendus chantier,
- collecte et classement des pièces marchés,
- élaboration des books de chantier (CCTP, DPGF),
- rédaction, diffusion et suivi des OS, des avenants et des TS,
- collecte des demandes d'agrément des sous-traitants,
- vérification des dossiers de demande d'agrément des sous-traitants,
- envoi de l'accord des dossiers de demande d'agrément à l'entreprise pour envoi des originaux au MOU,
- enregistrement du suivi bureau de contrôle (RF, CRED...),
- enregistrement et impression de la situation pour le conducteur de travaux,
- après accord du conducteur, établissement du certificat de paiement (modèle MOU ou pas),
- fusion du certificat de paiement avec la situation (PDF SAM),
- diffusion de la situation suivant MOU (papier, mail, plateforme...),
- rédaction des PV de réception et de levée des réserves, organisation des séances de signatures,
- tenue des classeurs « rouges » fin de chantier : PV réception, levée des réserves, DOE, RFCT... et mise à jour du tableau informatique,
- demande et collecte des DOE.
DESSIN :
- rédaction des bordereaux d'envoi et/ou dépôt
- dépôt occasionnel des PC, DP, etc. dans les administrations,
- classement d'un exemplaire PC, DP, PC mod. Dans les boites et enregistrement sur un fichier informatique,
COMPTABILITÉ :
- mise à jour des fiches affaires.
ARCHIVAGE :
- gestion des archives, ainsi que des archives informatique et sauvegarde des affaires.