Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative

L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - Poste pérenne, à temps complet, ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.

Activités principales :

Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière

Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l'instance

Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures

Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l'état des documents et les diffuser

Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)

Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis ; contrôler les comptes rendus

Assurer l'archivage des pièces afférentes aux séances

Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique

Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)

Suivre et mettre en œuvre les différentes phases des procédures disciplinaires

Gestion des actes réglementaires et individuels

Appliquer la procédure d'édiction des actes individuels et réglementaires

Instruire les projets d'actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJI

Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d'entrée en vigueur

Gestion administrative

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJI

Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractions

Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

Diffuser l'information et participer à sa production

Assurer l'accueil et répondre aux demandes d'information en interne et en externe

Participer à la veille juridique

Appui aux élections

Participer à l'organisation des élections et au déroulement des élections

Participer au suivi des mandats des membres des conseils