Chargé(e) d'accueil et d'organisation de séjours/événements (H/F)

L'association **Activ'Sénior**, qui propose tout au long de l'année de nombreuses activités, sorties, séjours, voyages et événements à destination des seniors, recherche un(e) **Chargé(e) d'accueil et de projets tourisme & événementiel**.

Vous intégrerez une structure associative dynamique accueillant près de 1 000 adhérents par an et travaillerez en lien avec l'équipe salariée, les bénévoles, les intervenants et les différents partenaires de l'association.

VOS MISSIONS

**Organisation de sorties, séjours, voyages et événements**

Cette mission constitue une part importante du poste. Vous serez notamment chargé(e) de :

- Rechercher et proposer des sorties, séjours, voyages et événements adaptés au public senior
- Concevoir les programmes et organiser les projets de A à Z
- Rechercher et contacter les prestataires : transporteurs, hébergements, restaurants, sites touristiques, guides.
- Demander et étudier les devis, effectuer les réservations et assurer le suivi des prestataires
- Organiser les aspects pratiques et logistiques
- Préparer les informations et documents destinés aux participants
- Gérer les inscriptions, listes d'attente, annulations et remplacements
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers
- Participer à l'organisation des manifestations et événements de l'association

**Accueil et gestion administrative**

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des adhérents
- Renseigner et orienter le public
- Gérer les appels, mails et messages
- Enregistrer et suivre les adhésions et inscriptions
- Effectuer les travaux courants de secrétariat : rédaction, saisie, classement, archivage.
- Participer à la rédaction et à la mise en page de l'information mensuelle
- Participer à la gestion des plannings, à l'affichage et à la préparation des salles

**Relais avec les clubs de quartier**

- Assurer le lien avec les différents clubs de quartier de l'association
- Effectuer des visites régulières
- Être en relation avec les responsables bénévoles
- Recueillir leurs besoins et demandes et en assurer le suivi

**Gestion courante**

- Enregistrer les adhésions, activités, sorties et voyages dans le logiciel de gestion EBP
- Assurer la gestion et le suivi de la caisse
- Participer au suivi des règlements et factures
- Gérer les stocks de petit matériel et fournitures
- Identifier les besoins et effectuer ponctuellement les achats nécessaires

### PROFIL RECHERCHÉ

Compte tenu de l'importance de l'organisation des sorties et voyages, nous recherchons particulièrement une personne disposant **d'une formation et/ou d'une expérience dans le tourisme, l'organisation de voyages et séjours ou l'événementiel**.

Vous êtes :
- Capable de concevoir et organiser un projet de sortie ou séjour de sa recherche jusqu'à sa réalisation
- Organisé(e), autonome, rigoureux(se) et réactif(ve)
- À l'aise avec la recherche et la relation avec les prestataires
- Doté(e) d'un excellent relationnel, notamment avec un public senior et des bénévoles
- Capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
- À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques
- Doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe
- Capable de travailler en équipe et de rendre compte

Une expérience en **agence de voyages, tourisme, événementiel, structure de loisirs ou milieu associatif** serait particulièrement appréciée.

La connaissance du logiciel **EBP** serait un plus, sinon formation en interne.

**Permis B indispensable** - déplacements ponctuels à prévoir.

- Temps de travail : 35 h hebdomadaires (travail le mercredi après midi)
- Prise de poste : dès que possible
- Rémunération : 1867.06 € brut/mois + 13eme mois + prévoyance