Secrétaire médico-social (H/F)

L'AFIPH recrute un poste de Secrétaire médico-social (H/F) pour un CDI temps plein en 37h30.

Rattaché(e) à la Direction de l'établissement, votre lieu principal d'activité se situe sur le site IME Les Magnolias à Saint Maurice l'Exil, services accueillant des jeunes en situation de handicap.

Les activités sont les suivantes :

SECRÉTARIAT MEDICO-SOCIAL
- Suivre et mettre à jour les documents constitutifs du dossier des personnes accompagnées (projet personnalisé, contrat de séjour, avenants annuels.)
- Aider à la constitution des dossiers de tutelle (récapitulatifs des comptes de l'année écoulée)
- Suivre les notifications et les renouvellements par la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA)
- Gérer les prises en charge en lien avec les dossiers de l'assistance social (gestion des échéances, renouvellement, centralisation des documents, envoi...)
- Suivre les états de présence des personnes accompagnées en lien avec les entrées et sorties
- Créer et mettre à jour le Dossier Numérique Unique de l'Usager (DNUU) de l'admission à la sortie de la personne accompagnée
- Vérifier et transmettre les tableaux d'activités au service comptabilité / facturation
- Assurer le suivi et le reporting de l'activité
- Participer à la gestion de la liste d'attente selon les règles internes en vigueur
- Participer à la communication avec les familles, les organismes de tutelles légaux (informations pratiques aux familles, calendrier des congés), les professionnels en lien avec le chef de service
- Informer et alerter en cas de dysfonctionnements

SECRÉTARIAT GENERAL
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Contribuer à la mise en œuvre des élections des représentants au Conseil à la Vie Sociale
- Contribuer à l'organisation de réunions / commissions médico-sociales (programmation réunion, envoi courriers, compte rendu)
- Assurer la rédaction de courriers, rapports éducatifs, rapports d'activité, etc
- Assurer la diffusion des supports de communication
- Assurer la gestion des mails et des courriers
- Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
- Assurer la continuité du service administratif

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Etablir chaque fin d'année pour l'année suivante, le planning des échéances médico-sociales et en assurer un suivi mensuel
- Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
- Participer à diverses réunions
- Contribuer à l'accompagnement des nouveaux salariés
- Contribuer à la formation des stagiaires et alternants
- Contribuer à la démarche Qualité menée par l'Association et à la promotion du RGPD