L'ASSOCIATION "LES PLATANES", acteur majeur de l'accompagnement médico-social dans le département du Gard, situé à Nîmes, depuis 1956, recherche un(e) secrétaire F-H pour rejoindre son équipe interdisciplinaire au sein du D'IME SESSAD & IME . Une période de tuilage de trois semaines est prévue en interne.
Description détaillée du poste et de l'établissement :
Vous intégrez une structure dynamique, à taille humaine, et reconnue pour son expertise dans l'accompagnement de jeunes âgés de 5 à 20 ans, présentant une déficience intellectuelle avec ou sans troubles associés et / ou présentant des Troubles du Spectre Autistique. Le poste s'articule autour de missions éducatives et de missions en lien avec le pilotage de certains projets transverses (temps dédié pour la gestion desdits projets).
Objectif principal de la mission :
Sous l'autorité de la direction, vos missions consisteront à:
-I. Accueil physique :
- accueillir et orienter des personnes (professionnels, famille, .)
- informer le professionnel de l'arrivée d'une personne
- renseigner le registre des entrées/sorties
II. Accueil téléphonique
- renseigner les différents interlocuteurs
- communiquer et transmettre les informations à l 'ensemble des personnels de l'établissement
III. Tâches administratives :
- courrier aux familles et partenaires des services
- mise à jour des différentes conventions des services
- courrier parents, personnels en lien avec le médical
* Admission (en lien avec le chef du service et le Médecin)
° gestion des rendez-vous médicaux du service (bénéficiaire - médecin de l'établissement)
° constitution du livret d'accueil (bénéficiaires, stagiaires)
- élaboration des conventions de stages et suivi de toutes les étapes de l'envoi au contrôle des factures
* Vie des services :
° élaboration des divers imprimés
° photocopies et archivages de tous les documents relatifs au service
*Gestion et suivi administratif des conventions du service
IV. Gestion des dossiers des bénéficiaires :
- enregistrement, tenue et suivi des demandes, renouvellement et orientaion M.D.P.H., en lien avec ViaTrajectoire
- tenue du logiciel de gestion des bénéficiaires, tableau de bord (mensuels, trimestriels)
- enregistrement quotidien des absences/présences
- tenue des dossiers des bénéficiaires du service : mise à jour des listings et des tableaux
- collecte et saisie des informations administratives et de l'organisation des activités des bénéficiaires
- collecte et saisies des données pour le rapport d'activité
V. Participation à la vie institutionnelle :
- contribution aux étapes de formation, réflexion, évaluation, des projets et de l'organisation institutionnelle
en lien avec le chef de service du demi-internat 14/20 ans :
- réaliser les devis, suivre la mise en place des conventions
- gestion organisationnelle des taxis :
o informer des absences, des changements .
- SPFS : gestion des présences/absences mensuelles et de la mise à jour
- gestion des tableaux des effectifs des bénéficiaires des 3 services
Profil recherché :
- Diplômes : secrétariat niveau BAC
- Connaissance du milieu médico-social
- Informatique WORD EXCEL : niveau intermédiaire / logiciel ONDE et SIECLE serait un plus
Conditions :
- Contrat : CDI à temps partiel 28 h sur 4,5 jours/semaine
- Lieu : ASSOCIATION" LES PLATANES"- Nîmes (Gard - 30),
- Début de contrat: fin novembre
- Rattachement hiérarchique : Direction du D'IME
- Catégorie : Statut non cadre
- Salaire : Application de la Convention Collective Nationale 1966
Compétences attendues :
- Connaissance du secteur médico-social, en particulier des dispositifs pour enfants/adolescents en situation de handicap,
- Capacité rédactionnelle et d'analyse, capacité à effectuer des retours précis à sa hiérarchie,
- Sens du travail en équipe, autonomie et rigueur,
- Force de proposition,
- Adaptabilité.
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