Agent d'accueil et d'état civil (H/F)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du responsable du pôle « population », l'agent assure l'accueil du public, la gestion des démarches d'état civil et des missions de secrétariat général, en garantissant la fiabilité des actes, le respect de la réglementation et la maîtrise des outils informatiques et procédures dématérialisées.

Missions / conditions d'exercice

I. Accueillir et renseigner le public
- Recevoir les usagers et apporter un premier niveau de réponse
- Assurer l'accueil téléphonique, prendre les messages et faire remonter les informations
- Orienter le public vers le bon interlocuteur.

II. Gérer l'état civil
- Suivre la procédure pour la délivrance des cartes d'identité et des passeports
- Prendre en charge les actes et démarches relatifs à l'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.), dans le respect de la réglementation applicable
- Tenir les registres d'état civil ainsi que les tables annuelles et décennales
- Veiller à la fiabilité et à la conformité des dossiers et des actes traités, et assurer une veille sur les évolutions réglementaires utiles à l'activité.
- Participer à la bonne réalisation des opérations électorales.

III. Réaliser des missions de secrétariat général
- Organiser et mettre en forme des documents administratifs
- Assurer le suivi de registres et de listes liés aux manifestations communales.
- Utiliser les logiciels métiers, les outils bureautiques et les procédures dématérialisées nécessaires au traitement et au suivi des dossiers.

Assurer une permanence d'accueil le samedi matin (1 fois par mois en rotation avec d'autres collègues)

Profils recherchés
- Maîtriser la réglementation et les procédures en matière d'état civil, notamment celles relatives aux actes de naissance, de reconnaissance, de mariage et de décès.
- Maîtriser les règles applicables au nom de famille des conjoints, des parents et des enfants.
- Maîtriser l'environnement informatique : logiciels métiers, outils bureautiques, gestion électronique des documents et procédures dématérialisées.
- Faire preuve de sang-froid, de discernement et de maîtrise en toutes circonstances face au public.
- Disposer de bonnes qualités rédactionnelles, d'organisation et de suivi administratif