Assistant administratif alternance (F/H) - SEFOCAL

RESPONSABILITÉS :

Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur !
Activité 1 : Conventionnement des dossiers alternance
- Assurer l'inscription des alternants en lien avec les conseillers alternance
- Saisir toutes les données administratives et financières nécessaires au traitement et au suivi des dossiers dans le logiciel métier
- Recueillir toutes les informations et les documents manquants pour le conventionnement des dossiers
- En fonction du dispositif d'alternance, gérer la convention de formation
- Communiquer aux bénéficiaires, aux employeurs et aux organismes financeurs toutes les informations et documents utiles et obligatoires
- Suivre, mettre à jour et corriger les données des dossiers
- Recourir aux multiples plateformes des organismes partenaires
- Suivre mensuellement avec les conseillers l'état d'avancement des dossiers et les actions de traitement à mettre en place
- Assurer le classement des documents
- Faire le point sur les modalités de paiement auprès des employeurs et des organismes financeurs
Activité 2 : Suivi des alternants
- Suivi de présence
- Attestation de fin de formation
- Certificat de réalisation
Activité 3 : Facturation de la formation
- Facturer la formation réalisée et suivie par les alternants
- Gérer et traiter les demandes complémentaires voire les réclamations de l'agence comptable de l'établissement, des employeurs et des organismes financeurs
- Archiver les dossiers et les documents
Activité 4 : Participation aux activités transversales du service
- Contribuer à la réalisation des orientations, des directives et des objectifs définis au niveau de SeFoC'Al et de l'établissement
- Implication dans la vie du service
- Accueil des nouveaux personnels : participer à la formation et à l'intégration des nouveaux collaborateurs
- Engagement dans l'amélioration continue, suivi et communication des indicateurs liés à l'activité, pilotage de processus qualité le cas échéant, participation aux audits
- Contribution à la création d'outils, de guides et de supports de communication à destination de l'ensemble des usagers du service
- Participation aux évènements

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir dès que possible pour une durée de 12 mois.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/

PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :
Compétences opérationnelles
- Maîtriser le suivi administratif et financier des dossiers relevant de de la formation professionnelle continue et de l'apprentissage
- Maîtriser les outils bureautiques
- Être rigoureux dans le suivi des dossiers (administratif, financier etc.)
- Ajuster et adapter sa pratique professionnelle : multiplicité des interlocuteurs
- Gérer les pics d'activités saisonniers
- Communiquer dans le respect et la transparence
- Travailler en équipe
Connaissances
- Le fonctionnement et la structure de de l'université Marie & Louis Pasteur
- L'offre de formation de l'université de Marie & Louis Pasteur
- Les dispositifs et les acteurs principaux du secteur de la formation professionnelle continue et de l'apprentissage
Compétences comportementales
- Autonomie
- Adaptabilité
- Réactivité
- Rigueur
- Sens fort de l'organisation
- Force de proposition
- Attention portée à un relationnel sain et respectueux
- Communication orale et écrite claire
- Ecoute