Gestionnaire scolarité (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un(e) gestionnaire de scolarité à temps incomplet à 50% pour rejoindre l'UFR de Pharmacie.
Au sein du service de scolarité, le/la gestionnaire assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants de la Licence Salsa et du parcours Salsa de la LAS 2 et 3, en lien étroit avec les responsables pédagogiques.
À ce titre, il/elle est notamment chargé(e) de :
- Gérer les inscriptions et les dossiers étudiants : participer aux campagnes de préinscription et d'inscription, assurer le suivi des candidatures et des dossiers administratifs, réaliser les inscriptions pédagogiques et éditer les documents et cartes étudiants.
- Préparer et organiser la rentrée universitaire : élaborer les emplois du temps en lien avec les responsables de diplôme, assurer leur conformité avec les maquettes de formation, gérer les groupes d'étudiants, les annulations et reports de cours et diffuser les informations auprès des étudiants.
- Assurer l'accueil et l'information des étudiants : répondre aux demandes par courriel, téléphone et accueil physique, les conseiller et assurer l'interface avec les équipes pédagogiques et les enseignants.
- Assurer la gestion administrative courante : mettre à jour les bases de données, renseigner les tableaux de bord et indicateurs, gérer les courriers et la messagerie, assurer le suivi des stages et des conventions, traiter les anomalies dans les outils de gestion et assurer le classement et l'archivage des dossiers.
- Suivre l'assiduité des étudiants : recueillir les justificatifs d'absence et préparer les éléments nécessaires aux jurys.
- Organiser les examens : élaborer les calendriers, réserver les salles, organiser la surveillance, gérer les sujets et les convocations, assurer le suivi des épreuves et des aménagements d'examens.
- Organiser les jurys et assurer le suivi des résultats : recueillir les notes et copies, saisir les résultats dans Apogée, préparer les relevés de notes et procès-verbaux, organiser les jurys et assurer la diffusion des résultats et attestations de réussite.
- Assurer la modélisation des formations dans Apogée : créer et contrôler les structures et modalités de contrôle des connaissances et élaborer, le cas échéant, les tableaux de correspondance.
- Délivrer les diplômes et assurer le suivi administratif associé.
- Apporter ponctuellement un appui aux autres gestionnaires de diplômes lors des périodes de forte activité.

PROFIL RECHERCHÉ :

- Notions de base des études de santé
- Connaissance du système universitaire
- Rapidité d'exécution, réactivité
- Rigueur indispensable dans I'application des textes officiels régissant le déroulement des études médicales
- Autonomie dans I'organisation du travail (savoir hiérarchiser les priorités)
- Organisation et fiabilité
- Grande disponibilité, bon relationnel, esprit d'équipe
- Discrétion et confidentialité
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,..)
- Utiliser les outils bureautiques
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Travailler en équipe et en relation partenariale

Type de recrutement
Poste de catégorie B, à temps incomplet à 50%
CDD à pourvoir dès que possible jusqu'au 31/08/2026, renouvelable

Date limite de réception des candidatures : 14/10/2026