Agent d'accueil polyvalent au Centre Universitaire Vétérinaire (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Objectifs :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil.
Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.
Missions :
A l'accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l'équipe :
1) Assurer l'accueil téléphonique des clients :
- Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations
- Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
- Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius
- Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier
- Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.
2) Assurer l'accueil physique des clients
- Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.
- Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius
- Mettre à jour les données du client
3) Caisse du CHUVAC
- Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures
- Encaisser
- Contrôler la caisse
Tâches connexes incluses :
1) Gestion administrative des dossiers clients
- Gérer les convention funéraires
- Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques
- Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente
- Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau
2) Encadrement des étudiants à l'accueil physique le matin
- Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.
- Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Contraintes du poste :
Gestion de clients qui peut être difficile.
Planning du lundi au vendredi (4,5 jours)
Horaires de 8h à 17h pouvant évoluer à moyen terme jusqu'à 19h certains jours
Télétravail incompatible avec l'activité

PROFIL RECHERCHÉ :

- Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
- Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
- Rédaction de courriels.
- Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre)
- Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande
- Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques.
- Connaissance du vocabulaire médical

- Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
- Sens de la confidentialité des informations.
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place