SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F

RESPONSABILITÉS :

Vos missions :
Gestion administrative et suivi des chantiers :
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des mails
- Gérer les courriers et documents administratifs
- Préparer et suivre les dossiers de chantiers
- Assurer le suivi administratif des sous-traitants et fournisseurs
- Suivre les commandes et les livraisons
- Pointer les factures
- Classer et archiver les documents
- Assurer le lien entre la direction, les conducteurs de travaux et les équipes de chantier
- Assurer les relances clients, fournisseurs et partenaires
- Suivre les échéances administratives et financières des différents dossiers

Gestion des proratas :
- Assurer la gestion et le suivi des comptes prorata des chantiers
- Collecter et contrôler les dépenses liées aux proratas
- Préparer les éléments nécessaires à la répartition des charges entre les entreprises ;
- Assurer les relances et le suivi des règlements ;
- Préparer les documents de suivi et de régularisation des proratas.

Appels d'offres et mémoires techniques :
- Effectuer une veille et participer au suivi des appels d'offres publics
- Préparer et constituer les dossiers de candidature et de réponse
- Assurer le suivi administratif des consultations
- Rédiger, mettre en forme et actualiser les mémoires techniques en collaboration avec la direction et les équipes techniques
- Assurer le respect des délais de remise des offres

Gestion du site internet :
- Administrer et mettre à jour le site internet de l'entreprise
- Publier les photos et réalisations des chantiers
- Mettre à jour les contenus et actualités de l'entreprise
- Organiser et classer les photos des différents chantiers

Réunions et communication :
- Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions
- Animer certaines réunions et assurer le suivi des échanges
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
- Assurer le suivi des décisions prises et des actions à réaliser
- Effectuer les relances auprès des différents interlocuteurs afin de garantir le respect des engagements et des délais

Gestion du SAV :
- Réceptionner et enregistrer les demandes de SAV des clients
- Assurer le suivi des réclamations et demandes d'intervention
- Organiser et planifier les interventions avec les équipes de chantier

PROFIL RECHERCHÉ :

Profil recherché :
Nous recherchons une personne sérieuse, organisée, rigoureuse, réactive et polyvalente.
Une première expérience dans le secteur du BTP, et idéalement dans le gros œuvre, est souhaitée.
Vous êtes à l'aise avec :
- Word, Excel et Outlook
- La gestion administrative
- Le suivi de dossiers et de facturation
- Le contact téléphonique et les échanges avec les clients et fournisseurs
- La connaissance du vocabulaire et des documents propres au secteur du BTP est un véritable atout

Qualités recherchées :
- Organisation et rigueur
- Autonomie
- Réactivité
- Bon relationnel
- Esprit d'équipe
- Sens des priorités
- Discrétion et professionnalisme

LA FFB Île-de-France Est recrute pour le compte de son adhérent, PME spécialisée dans le gros œuvre un(e) SECRÉTAIRE BTP / GROS ŒUVRE H/F en CDI