Secrétaire Médicale Pôle Médico-Chirurgical de Pédiatrie - 100 % - Spécificités PCO (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Collaborer avec les médecins coordonnateurs dans les tâches administratives :
- Traitement des documents de demande de parcours (vérification de la complétude du dossier, et des critères d'éligibilité)
- Renseignement du système d'information du dossier de l'usager pour ce qui concerne les éléments administratifs, sur les plateformes parceo, viatrajectoire
- Renseignement du tableau de bord commun aux deux antennes, et suivi du parcours patient
- Programmation et organisation de synthèses pluriprofessionnelles en visio, ainsi que des RV de consultations médicales
- Traitement du courrier, des prescriptions, des synthèses, et diffusion
- Réception des factures des professionnels libéraux, et transmission à la CPAM
- Logistique de certaines tâches (organisation réunions, réservations de salle ou de véhicules, commandes de fournitures
- administratives, livraison...)
- Recueil de l'activité, élaboration des statistiques et questionnaires de satisfaction (dont rapport harmonisé, déclaration CPAM)
- Traitement des courriels

Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique des personnes (usagers, familles, fournisseurs...) en :
- Orientant la personne vers le bon interlocuteur (physique ou téléphonique),
- Prenant note du message et transmettant les informations recueillies aux personnes concernées,
- Utilisant l'outil de communication le mieux adapté pour transmettre l'information,
- Faisant preuve de bonnes capacités relationnelles.

Participer au dispositif institutionnel en :
- Contribuant à l'élaboration et au suivi des outils de pilotage,
- Travaillant pour l'harmonisation du fonctionnement des deux Pôles de la PCO 7-12,
- Connaissant et utilisant les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001 charte HUS (place dans le pôle)

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique,...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle à diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT,...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion, comptabilité.
- Collaborer, échanger avec des parties prenantes internes et/ou externes
- Traiter des données chiffrées, des informations diverses et des dossiers administratifs
- Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
- Savoir prioriser, maîtriser les délais
- Faire preuve de discrétion
- Avoir un esprit d'initiative et d'équipe
Cadre réglementaire (lois 2002, 2005) et institutionnel (projet d'établissement), Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles de l'HAS
- Technique d'écoute, de communication et relation à la personne
- Maîtrise de l'outil informatique, de plateformes parceo, viatrajectoire
- Démarche qualité
- Règles d'hygiène et de sécurité