Secrétaire Médical(e) - 100 % - Pôle d'Anesthésie (H/F)

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS ET ACTIVITES
Activités de secrétariat
Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service
Gérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjoint
Gérer le planning d'occupation des 2 salles de réunion du service
Gérer la boite aux lettres
Trier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjoint
Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d'anesthésie : fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés
Activités de planification et suivi
Planifier - organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d'unité fonctionnelle, des Staff Biblio - Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA
Créer la visioconférence si nécessaire - réserver la salle + Etablir l'OJ en centralisant les demandes + Participer et prendre des notes pour établir le CR - Transmettre le CR pour lecture/ajout modification - Enregistrer et envoyer le CR
Planifier les cours et séminaires pour les internes - Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d'émargement)
Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an - Bischenberg) en collaboration avec Service d'anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR
Soutien RH / DAM
Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM
Vérifier les concordances feuille d'astreinte, mettre en signature, transmettre à l'administration - copie au PH et archiver
Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante - papier dans l'imprimante)
Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles
Suivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle
Centraliser et archiver les demandes du pôle
Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes
Mettre en signature et transmettre au service DPC
Etre personne support/ressource dans l'utilisation de GTMed et Odysweb
Activités propres au chef de service
Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de Service
Assurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES
Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d'Intérêt sur le site DPI France
Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d'examen

PROFIL RECHERCHÉ :

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES
- Rigueur
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe et de coopération
- Sens des priorités
- disponibilité
- Bonnes capacités relationnelles
- Esprit d'initiative

MODELE JOURNALIER
Du lundi au vendredi, hors jour fériés, selon un modèle journalier de 7h30 (30 minutes de repas) avec comme horaires possibles : de 8h-16h ou de 9h-17h (roulement du jeudi au mercredi, une semaine sur deux) - Amplitude horaire possible entre 08h et 18h selon les besoins du service
Congés planifiés en concertation avec les autres secrétaires